Este cenário soa familiar? Sua empresa está lutando para desenvolver políticas para um programa de retorno ao trabalho. Os funcionários estão nervosos e desconfiados de como o “new workplace” irá acomodar suas necessidades de trabalho, mantendo-os saudáveis e seguros.
A maioria das empresas tem dois desafios principais com qualquer tipo de local de trabalho híbrido. Primeiro, os managers de RH devem desenvolver a “história” – quando, por que e como as pessoas retornarão ao escritório. Isto inclui o número de pessoas por dia, o agrupamento de equipe/departamento, fazendo com que a ocupação seja máxima, tudo isso mantendo os funcionários motivados. Esta não é uma tarefa fácil e, em muitos casos, o RH não é a equipe que irá gerenciar a logística no dia-a-dia. Esta tarefa difícil recai, muitas vezes, sobre a equipe de gestão de Facilities.
Esta equipe precisa assegurar que espaços de trabalho adequados estejam disponíveis, que tenham as ferramentas que os funcionários precisam, salas de conferência estejam disponíveis, serviços de limpeza estejam programados e os serviços públicos estejam trabalhando nas áreas permitidas. Os facility managers são também a primeira linha de defesa para reclamações e preocupações dos funcionários sobre o ambiente de trabalho. Este ambiente de “new workplace” certamente acrescentou muito estresse, desafios e responsabilidades.
Portanto, o que pode ser feito para aliviar alguns desses encargos extras? Uma solução eficiente de workplace management pode fazer maravilhas para a criação, gestão e análise de um ambiente de trabalho híbrido.
O RH pode passar uma mensagem positiva aos funcionários indicando que eles têm uma ferramenta que garante um espaço de trabalho seguro para eles, limitando a ocupação; enquanto os gestores de Facilities podem garantir que o espaço solicitado esteja pronto e preparado para o dia a dia. Existem várias ferramentas por aí que estão na categoria de soluções de gerenciamento de espaços de trabalho. Quando você está procurando uma para sua empresa, aqui estão 7 fatores indispensáveis para buscar antes de tomar sua decisão:
1. Processo de configuração perfeito
Normalmente, cabe ao gestor de Facilities configurar e gerenciar o escritório híbrido, como um acréscimo às suas funções normais, portanto, é desnecessário dizer que qualquer solução precisa ser fácil de configurar sem chamar a equipe de TI, por exemplo. Recursos úteis incluem importação de plantas baixar em 2D ou 3D, armazenamento em nuvem com excelente segurança para superar os obstáculos de TI, campos fáceis de adicionar para personalização do espaço de trabalho e regras que correspondem às políticas da sua empresa. Se você encontrar taxas de instalação obstáculos para edições futuras no seu sistema, você pode querer repensar sua escolha.
2. Fácil de usar para os funcionários
Os funcionários precisam de uma solução que seja amigável para que realmente abracem a solução. A última coisa que um gestor de Facilities ou RH deseja é ter que responder perguntas e reclamações sobre a ferramenta. Qualquer ferramenta de software deve tornar a vida mais fácil, não mais difícil. Os funcionários devem poder acessá-lo facilmente através de um desktop ou dispositivo móvel, por exemplo. Muitos funcionários esperam até o último minuto para reservar um espaço de trabalho, às vezes não até que estejam na porta do prédio… A ferramenta precisa ser rápida, fácil e intuitiva. Selecione alguns funcionários como um grupo de teste durante uma avaliação gratuita para experimentá-lo antes de comprar.
3. Personalizável
Nem todas as empresas têm as mesmas regras, layouts ou objetivos. Uma solução deve ser altamente personalizável para permitir:
- Upload do logotipo e da marca da empresa para realmente internalizar a solução, e reforçar o branding e a cultura da sua empresa;
- Configuração de regras de ocupação que limitam o número de ocupantes, reserva de espaços de trabalho para equipes específicas ou políticas de configuração para registro de visitantes.
- Criação de opções para cada tipo de espaço de trabalho para garantir que os funcionários maximizem sua eficiência. Por exemplo, ao reservar salas de conferência, você pode adicionar opções como quadro branco, viva-voz, capacidade de vídeo, etc. Para reservas de mesa, você pode adicionar informações sobre monitores, teclado/mouse, telefone e até preferências de temperatura. Por que isso é importante? Pense nisso: muitos de seus funcionários se acostumaram a trabalhar em casa e aproveitar os benefícios que acompanham esse cenário. Eles podem realmente “personalizar” seu espaço de trabalho e ter sua cadeira favorita, a temperatura perfeita, um teclado/mouse preferido, até mesmo um monitor grande… Quando eles retornam ao escritório, é importante criar uma experiência positiva para os funcionários que já podem estar relutantes em retornar.
4. Escritórios são mais do que apenas a mesa de trabalho
O local de trabalho é mais do que uma mesa. Para muitas empresas, abrange estacionamento, salas de almoço/refeição, salas de conferências, acomodações para visitantes/convidados e até mesmo ônibus da empresa. Verifique se a solução escolhida pode gerenciar todas as áreas do seu prédio, não apenas pelo que você tem hoje, mas também pelo que poderá ter no futuro. Se um funcionário chega e não consegue encontrar uma vaga de estacionamento adequada, seu dia já é frustrante antes mesmo de entrar pela porta.
5. Integrações Inteligentes
Sua empresa já possui soluções aprovadas para e-mail, calendários e convites para reuniões, correto? Uma solução de gestão de escritórios não deve forçá-los a mudar os processos, mas sim integrá-los e aprimorá-los. Quer sua empresa use Microsoft, Google ou outras plataformas, certifique-se de que a ferramenta escolhida se integre perfeitamente à maneira como seus funcionários trabalham hoje. Por exemplo, a reserva de uma sala de reunião deve ser integrada automaticamente ao seu e-mail e calendário. Depois que a sala de conferência for escolhida e reservada, ela deverá criar automaticamente uma instância em seu calendário onde eles possam convidar os participantes.
6. Custo-Benefício
Isso pode parecer óbvio, mas, em muitos cenários, em que uma solução de espaço de trabalho híbrido não foi orçada, o custo se torna ainda mais importante. Entenda todos os custos envolvidos com a solução e não apenas as mensalidades. Entenda se há taxas para configuração, treinamento, importação de plantas ou para personalização adicional. Se uma solução comprovada e de menor custo tem tudo o que você precisa, por que pagar mais por algo com funções desnecessárias que não se aplicam a você?
7. Workplace Analytics: gestão de escritórios baseada em dados
A chegada do trabalho híbrido transformou radicalmente o planejamento dos gestores de escritórios e real estate. Anteriormente, uma empresa sabia quantos funcionários tinha, quantos estava contratando e podia prever as necessidades das instalações com um alto nível de precisão. Hoje, com os funcionários utilizando as instalações apenas em determinados dias/horários, esse exercício se torna mais complexo. Mais uma vez, os dados usados para tomar esses tipos de decisões não estão disponíveis historicamente, portanto, uma decisão baseada em dados é difícil. Se você for implementar uma solução de gestão de escritórios, ela deve rastrear, medir e relatar as principais métricas de ocupação para que você possa determinar se precisa reduzir ou aumentar seu espaço de trabalho.
Em resumo
O ambiente de trabalho híbrido apresenta desafios, mas felizmente a tecnologia está aqui para ajudar. Comece analisando suas necessidades atuais e, em seguida, use este guia para avaliar e selecionar a solução de gestão de escritório e trabalho híbrido que atenda às suas necessidades a um preço acessível.
Boa sorte!
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Mário é especialista em Gestão do Trabalho Híbrido e já palestrou diversas vezes sobre o tema, como nos congressos Expo InfraFM e HR Conference.
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