Na era phygital, a transformação do local de trabalho evoluiu de uma necessidade para uma estratégia fundamental. As empresas líderes estão reimaginando seus espaços de trabalho como plataformas tecnológicas que facilitam a interação dos colaboradores. 

Esse conceito vai além das quatro paredes do escritório tradicional, integrando o ambiente físico com as atividades a serem desempenhadas de acordo com as funções e o perfil dos colaboradores. 

No entanto, esqueça a ideia de um escritório futurista, com design de estação espacial. O escritório do futuro pode parecer muito mais com sua casa ou aquele hotel aconchegante onde você foge do estresse, do que com um laboratório de novas tecnologias.

O Workplace como Tecnologia: performance x produtividade

Antes de nos aprofundarmos no conceito de workplace como tecnologia, é essencial entender o que define uma tecnologia. 

Em termos gerais, tecnologia é a aplicação de conhecimento científico para resolver problemas práticos, melhorar processos e criar novas formas de interação com o mundo ao nosso redor. Ela envolve o uso de ferramentas, sistemas e métodos que aumentam a eficiência e a eficácia das atividades humanas.

Propor que o escritório do futuro seja considerado uma tecnologia implica que ele será um ambiente equipado com ferramentas e sistemas avançados que não apenas suportam, mas também aprimoram a forma como o trabalho é realizado.

Gensler, uma referência mundial em design de ambientes corporativos, afirma que “o escritório do futuro será um hub para inovação e colaboração, equipado com tecnologias avançadas que aprimoram a experiência dos colaboradores”

Na mesma linha, a JLL, uma das maiores operadoras de Real Estate e Facility Management do mundo, destaca que “a tecnologia está transformando a forma como os espaços de trabalho são gerenciados e utilizados, criando ambientes mais eficientes e produtivos”.

Estamos saindo da fase do cubículo focado em produtividade, para a tecnologia voltada à performance. Aliás, considero um ponto muito importante o entendimento da diferença entre produtividade e performance neste quesito do trabalho. Enquanto produtividade está ligada a tarefas, performance está mais conectada a objetivos. 

Imagine o seguinte cenário: medimos a produtividade de um motorista de táxi pela quantidade de quilômetros rodados. Nesta métrica, quanto mais ele andar, mais produtivo será. Mas se o objetivo é chegar ao destino, a performance seria chegar no ponto final no menor tempo, com a menor quilometragem, com o menor gasto de combustível possível. 

De forma equivocada, algumas pesquisas feitas durante a pandemia concluíram que houve aumento de produtividade no trabalho remoto, sugerindo que este distanciamento entre as pessoas não havia impactado o resultado das empresas. 

No entanto, seguindo a lógica da quilometragem, estes estudos mediram a quantidade de tarefas executadas pelas pessoas em softwares de gestão de projetos, e compararam com o período pré-pandemia. 

Não levaram em conta que as pessoas estavam, sim, executando mais TAREFAS, em primeiro lugar, porque estavam trabalhando mais horas no dia mas, principalmente, porque executavam TAREFAS QUE NEM PRECISARIAM SER EXECUTADAS EM UMA CONFIGURAÇÃO PRESENCIAL. 

Ou seja, a conversão abrupta de toda a força de trabalho para um modelo remoto, tornou os momentos de troca em reuniões 100% online, bloqueando agendas de ponta a ponta, gerando um acúmulo de trabalho que era compensado em horas extras. 

No gráfico acima, temos cada seção das linhas como tarefas executadas, e a distância entre A e B como o objetivo.

A linha verde atingiu o objetivo executando muito menos tarefas e consumindo menor tempo e, por isso, tem desempenho (performance) muito superior.

Em contrapartida, se a métrica de sucesso é o número de tarefas realizadas no tempo, teremos a sensação de que a linha azul teve desempenho superior, o que não é verdade. 

A teoria da proximidade de Allen

No livro EQUIPES BRILHANTES, de Daniel Coyle, uma das principais obras sobre a composição, estrutura e formação de equipes de alta performance, o autor cita um estudo feito por Thomas Allen, professor do MIT. Allen estudava grupos das mais diversas áreas como teatro, música, esportes, trabalho, etc, em busca de padrões que indicassem o que tornava alguns grupos muito superiores a outros em termos de resultado. Disse Allen após visitar diferentes grupos:

“Quando visitei esses grupos, reparei em um padrão distinto de interação que não estava nas grandes coisas, mas nos pequenos momentos de conexão social. Essas interações eram consistentes,

independentemente de se tratar de uma unidade militar, de um estúdio de cinema ou de uma escola da periferia. Fiz uma lista: 

• proximidade física considerável, com as pessoas frequentemente sentadas em círculos;

• contato visual intenso e toque físico (apertos de mão, abraços);

• conversas curtas e cheias de energia (nada de discursos longos);

• grande integração: todo mundo conversa com todo mundo;

• poucas interrupções e muitas perguntas;

• ouvintes ativos e atentos;

• humor, risos;

• pequenos gestos de atenção e cortesia (agradecimentos, abrir portas, etc.).

Mais uma coisa: descobri que permanecer nesses grupos era quase fisicamente viciante. Eu estendia minhas viagens de estudo, inventava desculpas para ficar por mais um ou dois dias. Peguei-me em devaneios sobre uma possível mudança de ocupação para poder me candidatar a um emprego por ali. Havia algo irresistível em estar perto deles que me fazia ansiar por mais conexão. O termo que usamos para descrever esse tipo de interação costuma ser química.”

A química de grupo é um  processo tão complexo e misterioso que ele queria que a razão para ela existir fosse igualmente complexa e misteriosa. Mas quanto mais explorava os dados, mais clara era a resposta. O que mais importava na criação de uma equipe de sucesso tinha menos relação com a inteligência e a experiência e mais com a disposição das mesas.

“Algo tão simples quanto o contato visual é muito, muito mais importante do que se pode imaginar. Se você pode ver os outros ou mesmo a área onde trabalham, você se lembra deles e isso gera uma série de efeitos.”

Allen decidiu ir mais fundo, medindo a frequência das interações em relação à distância.

“Podíamos examinar a frequência com que as pessoas se comunicavam e ver onde se localizavam em relação aos outros”, diz ele.

“Podíamos identificar, apenas pela frequência, sem saber a posição, quem ficava em cada andar. Ficamos realmente surpresos diante da rapidez com que isso se perdia quando se mudavam para um andar diferente.”

“O fato é que a separação vertical é algo muito sério. Se você fica em um andar diferente em algumas organizações, é como se estivesse em outro país.”

“Curva de Allen” demonstrando a queda na frequência de comunicação em relação ao aumento da distância entre as pessoas

Como os cientistas têm destacado, a Curva de Allen segue a lógica evolucionária. Durante a maior parte da história humana, a proximidade continuada é um indicativo de pertencimento – afinal, não ficamos perto de alguém constantemente a menos que seja seguro para as duas partes. Estudos indicam que as comunicações digitais também obedecem à Curva de Allen. Estamos bem mais propensos a enviar mensagens de texto, e-mails e interagir virtualmente com pessoas que se encontram fisicamente próximas. 

Um estudo descobriu que trabalhadores que compartilhavam um mesmo local mandavam quatro vezes mais e-mails do que aqueles que não compartilhavam e, como resultado, concluíam seus projetos 32 vezes mais rápido.

O que podemos esperar do futuro do escritório?

O conceito de workplace como uma tecnologia envolve a integração de soluções inteligentes que tornam o uso do escritório mais fluido e intuitivo. 

Por exemplo, a Deskbee oferece uma plataforma única que integra diversas funcionalidades para o colaborador, na mesma interface: reserva de salas de reunião, estações de trabalho flexíveis, encomendas, catering, chamados e, para o gestor, acesso a informações em tempo real sobre a ocupação dos espaços e gerenciamento destes processos de serviços compartilhados. 

Esses recursos permitem o uso otimizado da infraestrutura de real estate da empresa, criando uma conexão natural entre o espaço físico e as atividades dos colaboradores, bem como promovendo uma experiência de trabalho mais harmoniosa e eficiente.

1. Gerenciamento de Espaços: a capacidade de reservar espaços de forma dinâmica e em tempo real é essencial para um ambiente de trabalho flexível.
2. Interação com Recursos: tecnologias como a IoT (Internet das Coisas) permitem que os colaboradores interajam diretamente com os recursos do escritório. Sensores inteligentes podem ajustar a iluminação e a temperatura com base na presença de pessoas, criando um ambiente mais confortável e produtivo.
3. Suporte a Trabalho Híbrido: a era do trabalho híbrido chegou para ficar. Segundo um relatório da HBR, 83% das empresas planejam continuar com modelos híbridos após a pandemia. A Deskbee facilita essa transição, oferecendo ferramentas que permitem aos colaboradores alternar entre o trabalho remoto e presencial sem perder produtividade.
4. Analytics e Dados em Tempo Real: a coleta e análise de dados em tempo real sobre a utilização dos espaços ajuda as empresas a otimizar seus recursos e tomar decisões informadas. Relatórios detalhados sobre padrões de uso podem identificar áreas subutilizadas e sugerir melhorias.

Dashboard do Deskbee Mobile ID, que permite controle de ocupação em tempo real, de toda a infraestrutura da empresa.

Como a deskbee pode auxiliar a sua empresa a se adaptar ao futuro do escritório?

O custo do real estate corporativo é uma das maiores despesas operacionais para muitas empresas, especialmente em grandes capitais. Em cidades como São Paulo, Rio de Janeiro e Florianópolis, o custo do metro quadrado de escritórios pode variar entre R$120,00 a R$300,00 mensais, dependendo da localização e da infraestrutura oferecida. 

A implementação de soluções de workplace management, como as fornecidas pela Deskbee, pode resultar em uma enorme redução desses custos, principalmente com o uso otimizado da infraestrutura de real estate, onde as empresas acabam com os espaços subutilizados. 

Soluções de controle de ocupação e uso compartilhado de espaços permitem uma gestão mais eficiente, transformando áreas anteriormente destinadas a estações de trabalho fixas em ambientes projetados para colaboração, integração, convivência e inovação. 

Espaços equipados com mobiliários de configuração dinâmica, como os oferecidos pela OCTOO, e outros recursos de design promovem a troca de ideias e a colaboração entre os colaboradores, criando um ambiente de trabalho mais dinâmico e adaptável às necessidades modernas. Além disso, ao otimizar a ocupação dos espaços, as empresas podem reduzir seus custos operacionais em até 30%, segundo estudos da JLL.

Mobiliário configurável Octoo. Aceita inúmeras configurações, suporte para telas complementares e outros recursos.

Impacto da Tecnologia no Trabalho de Escritório

A integração de tecnologia nos ambientes de trabalho não só melhora a eficiência, mas também impacta positivamente a satisfação e a produtividade dos colaboradores.

A JLL relata que empresas que investem em tecnologias de workplace experience têm até 20% menos rotatividade de colaboradores.

O futuro do trabalho passa pela tecnologia do escritório. Com a ajuda de plataformas como a Deskbee, as empresas podem criar ambientes de trabalho mais fluidos e integrados, onde a interação com recursos e funcionalidades se torna natural e intuitiva. 

Essa transformação não só otimiza a utilização dos espaços, mas também promove uma maior conexão entre o colaborador e o ambiente, resultando em um aumento significativo na produtividade e satisfação no trabalho. 

Ao adotar essas inovações, as empresas estarão bem posicionadas para enfrentar os desafios do futuro e prosperar em um mundo cada vez mais digital e conectado

Referências

1. Gensler. (2023). “The Future of Workplace Design: Innovations and Trends.”
2. JLL. (2023). “Smart Workplaces: The Integration of Technology and Design.”
3. JLL. (2022). “Optimizing Space Utilization in Modern Workplaces.”
4. Harvard Business Review. (2021). “The Hybrid Work Model: What It Means for the Future of Work.”
5. Gensler. (2021). “Workplace Productivity and Design: The Correlation.”
6. JLL. (2022). “Employee Retention and the Role of Workplace Technology.”