Hot Desking para produtividade

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Hot desking é o termo utilizado para o modelo flexível de ocupação dos escritórios. É uma estratégia disruptiva que teve início com as empresas mais inovadoras e startups, mas que ganhou o mundo corporativo com a adoção cada vez maior do modelo híbrido de trabalho. Dentro dessa perspectiva, os funcionários não têm uma mesa fixa no escritório, podendo reservar uma posição em qualquer local nas dependências da empresa onde ele tiver acesso. 

Se antes trabalhávamos em um modelo de linha de produção, com alocação das pessoas em função dos cargos, hoje os colaboradores escolhem seus locais em função de uma visão mais transversal e sistêmica, dentro de times que trabalham em projetos em comum. 

De acordo com o estudo do Grupo Adecco ‘Resetting normal’, cerca de 50% dos profissionais consideram positiva a flexibilidade de horários e alternância entre o trabalho presencial e à distância. Como resposta a isto, surgiram algumas opções de configuração dos modos de ocupação dos escritórios. Algumas empresas preferem alocar setores para cada grupo de colaboradores que, então, possuem apenas algumas opções de locais para sentar. Outras utilizam um modelo misto onde, além dos setores por grupo, disponibilizam  áreas de Open Space, onde qualquer colaborador da empresa pode sentar e trabalhar quando seu setor estiver lotado ou se for de sua preferência. Já algumas empresas mais abertas, não possuem qualquer restrição de local e horário. Todos podem chegar em horários diferenciados e sentar onde houver local disponível, mesmo sem reserva prévia. 

E o que aconteceu depois destes modelos serem implantados já há quase 2 anos? Esta flexibilidade, trouxe mais liberdade e dinamismo para o ambiente de trabalho, resultando em melhora nos índices de produtividade. Entre tantos benefícios, o hot desking permite que os funcionários se sentem perto de pessoas que possuem visões diferentes e perspectivas variadas sobre o mesmo projeto, aumentando a colaboração e a interação.

Assim, a modalidade de hot desking pode constituir uma opção muito interessante para os profissionais que no período da pós-pandemia irão continuar no regime híbrido. Normalmente, os espaços que dispõem de mesas de trabalho para esta modalidade são extremamente organizados e têm um ambiente saudável, confortável e propício à inovação. 

A importância da tecnologia para Hot Desk

Estudar, entender e principalmente explorar os recursos do avanço tecnológico é de suma importância para uma empresa estar mais capacitada e seguir as melhores práticas de gestão. Optar por utilizar esse método como uma prática estabelecida na sua empresa é uma decisão que não deve ser tomada apenas com base no modismo. A implementação de uma política de hot desking deve ser baseada em pesquisa.

As empresas devem buscar informações sobre quais funcionários não desejam trocar de mesa diariamente e quais funcionários não se importam com a mudança, mas a aceitam. Informar ou pedir conselhos aos funcionários pode ajudar a criar o melhor ambiente de piso aberto possível. O hot desking deve ser implementado de forma a não causar ansiedade e estresse aos colaboradores.

Uma das formas de fazer com que sua estratégia funcione de forma assertiva, é utilizar algum tipo de software que possa te ajudar a fazer a gestão desse modelo de trabalho. Existem softwares hoje em dia, como o da Deskbee, que fazem a gestão de espaços de trabalho, gestão de facilities, reservas de salas, lockers para escritórios, assim como outros ítens. Esse tipo de tecnologia faz com que você consiga analisar de fato as transformações que esse modelo de trabalho pode trazer e agregar à sua organização.

Entenda como o aplicativo da Deskbee pode te ajudar com hot desk:

Vantagens do Hot Desking

Para além da convivência e da flexibilidade que esse modelo proporciona ao universo do trabalho, outros de seus benefícios são:

Redução de custos: Sem dúvidas um dos maiores benefícios da utilização do conceito de hot desk é a economia dos custos com os espaços e posições, uma vez que o número de acomodações está de acordo com o número de usuários que frequenta o escritório por dia e não o número total de colaboradores.

Comunicação Ampla: Um dos grandes diferenciais dessa ferramenta é uma comunicação com maior amplitude. Se seu colaborador senta sempre no mesmo lugar, ele vai acabar falando e trocando experiências sempre com as mesmas pessoas e tendo as mesmas visões sobre determinado assunto ou situação. Entretanto, se ele tem a oportunidade de efetuar uma troca genuína com outras pessoas e se possível em um rodízio com toda sua equipe de trabalho, isso faz com que não só a comunicação dele se desenvolva, assim como seu repertório. 

Praticidade: Por parte das empresas, aderir ao sistema hot desking proporciona a agilidade e a flexibilidade ideais na rotina para trabalhar com maior eficiência, assim como a possibilidade de contratar trabalhadores autônomos. Essa é uma alternativa que também proporciona aos usuários do espaço um dia a dia mais criativo e dinâmico.

Trabalho colaborativo: Esse modelo descentraliza processos de inovação e estimula interações ao longo da rotina de trabalho; isso faz com que seu colaborador efetive trocas durante sua jornada, aumentando a possibilidade de insights e potencializando a força de trabalho dentro das empresas.

O que os empregadores devem fazer para definir uma política de hot desk adequada?

Quando as empresas planejam implementar uma política de hot desk, elas precisam fazer uma pesquisa adequada por meio de entrevistas e pesquisas com funcionários, para entender os hábitos dos funcionários, bem como quem deve ser incluído nessa política e quantas mesas devem ser usadas. Obviamente, essa política de hot desk deve se manter flexível, e poderá ser alterada a qualquer momento para atender às necessidades dos funcionários.

  • Estabelecer uma proporção adequada de mesas compartilhadas para pessoas. Lembre-se de que nem todos devem fazer parte da política de hot desk. Pessoas que estão usando a mesma mesa por mais de 80% de suas horas de trabalho devem ter uma mesa designada, como finanças, equipes administrativas etc. Pessoas que usam a mesa por menos de 50% de suas horas de trabalho podem fazer parte da política de hot desk;
  • Divida o local de trabalho em algumas áreas, para que todos possam encontrar facilmente os membros de sua equipe;
  • Tenha um software de gestão de estações de trabalho híbrido, com isso os funcionários podem encontrar facilmente uma mesa disponível e podem fornecer informações adicionais sobre a proximidade da mesa a determinadas ferramentas, comodidades próximas, impressoras, salas de conferência etc. Isso pode ajudá-los a começar o dia com mais facilidade e mais produtividade;
  • Certifique-se de que os funcionários tenham a oportunidade de solicitar ajustes de luz ou temperatura;
  • Tenha uma comunicação constante com seu time. Ajude-os a ficarem entusiasmados com as novas oportunidades de colaboração e sua experiência geral de hot desk;
  • Certifique-se de obter feedback regular sobre como o hot desking está funcionando e como seus colaboradores respondem à mudança. Use esse feedback para melhorar a política de hot desk, faça alguns ajustes para manter sua equipe feliz e motivada.

CASE IFOOD : CONFIRA CASE DE SUCESSO DA ADOÇÃO DO TRABALHO HÍBRIDO E HOT DESKING NO IFOOD

Um software de hot desking tornou-se algo de extrema importância se sua empresa aderiu ao trabalho híbrido. Membros da equipe que decidem trabalhar de casa ou no escritório podem reservar suas locações de trabalho através do aplicativo e essa abordagem oferece às pessoas maior flexibilidade, controle sobre seu tempo, além de aumentar a colaboração em seu projeto e melhore o espírito de equipe e os relacionamentos.

Fotos: Adobe Stock

Autor : Hilton Oliveira

Mário Verdi
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