A gestão de facilities surgiu nos EUA na década de 60, e conquistou cada vez mais relevância no Brasil e no mundo ao longo das décadas seguintes.
O termo vem do inglês facilities management, e pode ser traduzido por “gestão de facilidades”. Presente em muitas empresas, quando bem executada ela tem um papel fundamental e diretamente relacionado ao funcionamento adequado de um local.
A necessidade de reduzir custos, racionalizar processos e aumentar a disponibilidade das estruturas tem feito com que a gestão de facilities seja uma área cada vez mais valorizada.
Estamos falando sobre a gestão profissional do ambiente construído, que tem como objetivo o planejamento e a operação de processos eficientes, integrando edificações, equipamentos e serviços.
Se antes a preocupação era com o funcionamento do ar-condicionado, hoje, o gestor precisa estar atento não só ao equipamento, mas também à temperatura no local.
Segundo Roberto Silva, diretor geral da CBRE para negócios de facilities management no Brasil, a gestão de facilidades saiu do subsolo, como figura de linguagem, e tem assumido relevância na estratégia das corporações.
Mesmo com a pandemia, as perspectivas para a área são brilhantes. Um relatório de junho de 2022 sobre a trajetória e análise do mercado global de facility apontou uma previsão de que esse mercado cresça US$ 1,6 trilhão até 2027. Isto representa uma taxa de crescimento anual de 11,3%.
Por que investir em Gestão de Facilities?
A vantagem da gestão de facilities está intrinsecamente ligada com a sua organização, levando em conta tanto os aspectos físicos quanto seus recursos humanos. Quando falamos de empresas de grande porte, com mais de 1.000 colaboradores, a dificuldade em gerenciar a estrutura do local e as demandas das pessoas é muito elevada, fazendo-se necessário um departamento específico que fique responsável por este gerenciamento.
Uma boa gestão de facilities pode gerar aumento nos lucros significativos para o seu negócio por aumentar o nível de produtividade dos funcionários e consequentemente o bom funcionamento da empresa. Como por exemplo limpeza da área, manutenção elétrica e até trabalhos de jardinagem. Muitas empresas grandes não possuem departamentos responsáveis por isso, o que pode ocasionar em perdas importantes de sinergia e coordenação.
Por que Facilities é importante para as empresas?
Ambiente de trabalho produtivo: As instalações adequadas proporcionam um ambiente de trabalho seguro, confortável e funcional para os colaboradores. Um ambiente bem projetado e mantido aumenta a motivação, o bem-estar e a produtividade dos funcionários, contribuindo para o sucesso geral dos negócios.
Eficiência operacional: Uma gestão eficaz de facilities garante que os recursos físicos, como espaço, equipamentos e infraestrutura, sejam utilizados de maneira eficiente. Isso inclui otimizar o layout do espaço, realizar manutenção adequada dos equipamentos e implementar práticas de gestão de energia e sustentabilidade. A eficiência operacional resulta em custos mais baixos, menor desperdício e melhores resultados financeiros para a organização.
Cumprimento de regulamentações e normas: As estruturas devem estar em conformidade com as regulamentações governamentais e normas do setor. A gestão de facilities garante que todas as leis e regulamentos sejam seguidos, incluindo as relacionadas à segurança, saúde ocupacional, acessibilidade, proteção ambiental e outras áreas relevantes. O cumprimento das normas evita multas, processos judiciais e danos à reputação da empresa.
Imagem corporativa e marca: As instalações físicas de uma empresa refletem sua imagem corporativa e marca. Um ambiente bem projetado, limpo e profissional transmite uma impressão positiva aos clientes, parceiros de negócios e ao público em geral. Uma gestão eficiente de facilities contribui para manter uma imagem corporativa consistente e fortalecer a marca da empresa.
Continuidade dos negócios: A gestão de facilities também está relacionada à continuidade dos negócios. Isso inclui o desenvolvimento de planos de contingência para situações de emergência, como incêndios, inundações ou interrupções no fornecimento de energia. A implementação de medidas de segurança, como sistemas de backup de dados e recuperação de desastres, garante que a organização possa enfrentar adversidades e manter suas operações funcionando sem interrupções significativas.
Flexibilidade e adaptabilidade: Facilities precisa ser flexível e adaptável às mudanças nas necessidades dos negócios. A gestão de facilities permite ajustes no espaço físico, como reconfiguração de layout, expansão ou redução de áreas, acomodação de novas tecnologias e infraestrutura para suportar mudanças organizacionais e crescimento.
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Facility Manager: quem é o profissional de Gestão de Facilities?
O grande responsável por realizar o gerenciamento das facilidades de uma empresa, é o gestor de facilities. É ele quem observa e analisa o cenário de uma empresa com uma visão macro, responsabilizando-se pelo bom funcionamento da infraestrutura do negócio.
Esse profissional tem a missão de realizar o gerenciamento de todos os serviços terceirizados por sua empresa, como segurança, limpeza e tecnologia.
A profissão de gestão de facilities não exige uma formação específica, pois, o mais importante nessa carreira é que o profissional tenha bom desempenho ao gerenciar negociações e pessoas.
Ainda assim, é fundamental que o gestor de facilities seja bem organizado, saiba avaliar custos, e entenda a importância de um fluxo de trabalho organizado, dessa forma gerenciar processos de segurança, infraestrutura, limpeza, tecnologia, imagem e dados acontecerá de maneira mais fluída.
Como incorporar a Gestão de Facilities de forma eficiente?
Como vimos, gerenciar tantas tarefas de naturezas plurais é uma função complexa, e existem muitos desafios. Ainda assim, é extremamente importante que esse setor seja visto não apenas como uma área puramente operacional e desligada da empresa.
Já dissemos que a gestão de facilities não faz parte da atividade-fim de diversas instituições das quais ela faz parte, porém, para que os seus processos sejam implementados de maneira eficaz e gere muitos benefícios, é preciso mudar a perspectiva e alinhar o setor com as estratégias do negócio.
Quando é desconectada do planejamento tático e financeiro da empresa, a gestão de facilities perde um pouco do seu verdadeiro potencial. E ela pode oferecer muito mais a uma instituição do que assumir apenas um papel reativo, no qual as solicitações da organização são atendidas na medida em que aparecem.
Assim, uma empresa tem muito mais a ganhar se o gerenciamento de facilities tiver uma função afirmativa, para elaborar ações de atendimento mais inteligentes, planejar melhor o uso dos recursos e antecipar demandas, por exemplo.
É fundamental, para isso, que o gestor dessa área tenha um conhecimento amplo sobre os valores do negócio e as necessidades dos clientes, tanto internos como externos. Desse jeito, ele visualiza as carências, prioridades e serviços de um modo mais completo, elaborando práticas, de fato, assertivas.
No entanto, diversos empreendimentos ainda têm dificuldade de promover uma performance produtiva na gestão de facilites sem perder a visão tática de seus negócios. Então, a resposta para essa questão pode ser a terceirização.
Quais as dicas para quem está ingressando ou desenvolvendo esse setor?
Em 2019, a Deskbee produziu um levantamento com mais de 100 profissionais de Facilities e áreas relacionadas sobre os desafios do setor de Facility Management. Por isso, com relação ao futuro, a principal dica para quem está ingressando no setor hoje é ESPECIALIZAÇÃO.
Vários respondentes afirmaram que é muito importante manter o conhecimento atualizado, através de treinamentos, capacitações, participação em eventos e feiras do setor. Mas muitos deixaram claro a necessidade de um conhecimento especializado para se destacar na área. Alguns salientaram a importância de um perfil de engenheiro, mas acreditamos que esta visão vem justamente da falta de alguém mais técnico no time de Facility, em algumas operações.
O grande desafio do perfil de Facility vem da sua multidisciplinaridade. Nenhum profissional será abrangente o suficiente para atender com maestria todas as facetas do FM. Por isso, é muito importante a noção de que a melhor performance virá da construção de uma equipe diversa e capaz.
Dessa forma, por exemplo, uma empresa com foco em produção e performance, deveria ter como líder de FM um profissional da área de engenharia, para conseguir entender os desafios de produtividade e performance, tendo como assistentes um profissional da área administrativa financeira, para colaborar com os cálculos de otimização e resultados, bem como alguém da área de comunicação ou design, por exemplo, para apoiar na coesão entre colaboradores ou investir em ideia inovadoras para obter melhores resultados em conjunto com o olhar mais técnico do engenheiro.
A composição deste time e a relevância de cada componente é que fará a diferença no desempenho do setor dentro da organização!
Também foi muito destacado, dentro deste aspecto, a questão da importância do relacionamento interpessoal na área de FM. O Facility Manager precisa, cada vez mais, dominar técnicas de endomarketing e comunicação, além de ter uma vocação para servir, pois a área de facility é muito requisitada como área de infraestrutura de retaguarda. Com base nisso, compilamos algumas dicas rápidas para Facility Managers.
Dicas rápidas:
- Sempre demonstrar o progresso das intervenções e documentar antes e depois;
- Dominar a tecnologia de automação e análise de dados e métricas de performance;
- Ser detalhista, acompanhar processo até o nal e cobrar qualidade;
- Ter vocação para servir;
- Ter visão sistêmica e atuar como membro de uma equipe;
- Conhecer bem toda a estrutura de custos;
- Ter perfil motivador e ser acessível para manter as equipes engajadas;
- Valorizar os processos e sistemas voltados à padronização;
- Ter empatia para se colocar no lugar dos clientes internos e externos;
- Estar sempre disponível sem perder o senso de importância, relevância e urgência
A gestão de facilities desempenha um papel crucial no funcionamento adequado de um local, garantindo a eficiência operacional, a conformidade com regulamentações e normas, a imagem corporativa e marca, a continuidade dos negócios, a flexibilidade e adaptabilidade, além de promover um ambiente de trabalho produtivo.
O gestor de facilities se destaca coordenando os serviços terceirizados e assegurando que as necessidades da empresa sejam atendidas. Incorporar a gestão de facilities de forma eficiente implica em alinhá-la com as estratégias do negócio, antecipar demandas, planejar o uso dos recursos e ter um conhecimento amplo sobre os valores da empresa e as necessidades dos clientes.
A especialização, a formação de uma equipe diversa e o desenvolvimento de habilidades de relacionamento interpessoal são dicas importantes para quem está ingressando ou desenvolvendo esse setor. Com um processo eficaz, a gestão de facilities pode gerar benefícios significativos para a empresa, aumentando a produtividade, otimizando custos e promovendo um ambiente de trabalho favorável.
Texto: Hilton Oliveira
Foto: Adobe Stock
Ele já atuou como Diretor de Facilities em grandes empresas como Unilever, JP Morgan, Santander e Nokia