Índice
Introdução
A reserva de estação de trabalho tem se tornado uma prática cada vez mais comum em empresas que adotam modelos flexíveis de trabalho. Com o crescente movimento em direção ao trabalho híbrido, entender e implementar um sistema eficaz de reservas pode fazer toda a diferença no dia a dia corporativo.
Este post é destinado para aqueles que estão interessados em compreender melhor a dinâmica por trás da reserva de estação de trabalho e como implementá-la de maneira eficiente. Mostraremos um guia de implementação em quatro passos.
Entendendo a Necessidade de Reserva de Estação de Trabalho
A reserva de estação de trabalho tornou-se uma prática comum nas empresas, especialmente após o surgimento da pandemia de COVID-19 e prossegue até os dias atuais.
Neste contexto, entender o sistema de reservas é fundamental para gerenciar o acesso aos espaços de trabalho e assegurar que você e seus colegas possam realizar suas tarefas com eficiência e segurança.
O controle de acesso permite que a lotação dos escritórios seja administrada, reduzindo o risco de contágio. A reserva antecipada de mesas possibilita que você escolha onde e quando trabalhar.
Por meio de um sistema de reservas, você pode selecionar uma estação de trabalho que atenda às suas necessidades específicas. Escolhe-se um horário para utilização, assegurando que o espaço esteja disponível ao chegar.
Diante da COVID-19, a capacidade dos escritórios foi redefinida e o distanciamento social tornou-se essencial, fazendo com que as reservas se tornassem um método eficaz para gerir o número de pessoas presentes no local a qualquer momento.
Lembre-se que gerenciar adequadamente a reserva de estação de trabalho e acessar apenas as mesas designadas ajuda a manter o ambiente organizado e colabora para o bem-estar coletivo.
Planejamento para Implementação
Ao começar a planejar a implementação de sua reserva de estação de trabalho, é essencial estabelecer uma estratégia sólida para garantir que o sistema funcione eficientemente e com segurança.
Identifique um sistema de reserva adequado às necessidades da sua empresa. Dê preferência para soluções que ofereçam integração com SSO (Single Sign-On) para facilitar o acesso seguro dos usuários.
Priorize sistemas que cumpram com os mais altos padrões de segurança. Isso inclui criptografia de dados e conformidade com regulamentações de privacidade.
Decida como as mesas serão organizadas no aplicativo. Certifique-se de que o layout seja intuitivo e facilite a localização para os usuários. Prepare um programa de treinamento para os funcionários.
Eles precisam saber como usar o sistema de maneira eficaz. Realize testes piloto antes do lançamento para identificar e corrigir quaisquer problemas.
Implementação em 4 Passos
A implementação bem-sucedida de um sistema de reserva de estação de trabalho envolve uma série de passos planejados e estruturados. Confira os quatro passos essenciais para a configuração e ativação de um sistema eficiente de gerenciamento de espaços de trabalho.
1. Análise de Espaço e Disponibilidade
Inicialmente, você deve avaliar a disposição física do escritório, identificando a quantidade de estações de trabalho, salas de reunião, áreas de convivência e outros espaços disponíveis.
É fundamental determinar quais áreas serão reserváveis e a capacidade de assentos de cada uma.
2. Escolha da Plataforma de Reserva: Deskbee
A escolha do sistema de reserva de estação de trabalho é crucial e deve estar alinhada com as necessidades da sua empresa. O Deskbee é um aplicativo que se integra facilmente com o Outlook e Google, permitindo que os seus colaboradores façam reservas e cancelamentos de forma simplificada.
Com mais de 400 clientes corporativos, incluindo startups unicórnio, em aproximadamente 1500 escritórios espalhados por cerca de 20 países, o Deskbee oferece uma visão ampla das melhores práticas de reserva de estações de trabalho.
Além disso, a empresa conta com diferentes planos para atender suas necessidades. A plataforma proporciona uma solução eficaz para o trabalho híbrido e também entrega dados estratégicos para uma logística otimizada do novo ambiente de trabalho.
Para saber mais, entre em contato com nossos especialistas através do WhatsApp e agende já sua demonstração.
3. Configuração e Treinamento
Após selecionar a plataforma para a reserva de estação de trabalho, proceda com a configuração do sistema conforme a análise de espaço previamente realizada. Isso inclui definir os parâmetros de acesso e uso do sistema.
Em seguida, planeje sessões de treinamento para os usuários, certificando-se de que todos entendam.
4. Implementação e Acompanhamento
Finalmente, ao lançar o sistema de reserva, é vital monitorar a implementação para assegurar que a operacionalização está ocorrendo como planejado. Fique atento:
- Ao feedback dos usuários.
- À produção de relatórios.
- Às sessões de reciclagem.
Benefícios e Resultados
Quando você reserva uma estação de trabalho, sua produtividade pode aumentar significativamente. Com um espaço dedicado, você tem a certeza de que sua mesa estará disponível, otimizando seu tempo.
Além disso, permite que você se concentre nas tarefas sem a necessidade de procurar um lugar. Os espaços de trabalho organizados por meio de um sistema de reserva permitem o trabalho flexível. Eles facilitam a adaptação das necessidades diárias, oferecendo:
- Privacidade.
- Colaboração.
Além disso, ter uma estação de trabalho reservada em um ambiente projetado para o trabalho ajuda a separar as responsabilidades pessoais dos profissionais, promovendo um melhor equilíbrio entre vida pessoal e trabalho. Os benefícios principais são:
- Economia de Tempo: Menos tempo gasto procurando espaços vagos.
- Eficiência Espacial: Melhor uso do espaço de escritório disponível.
- Flexibilidade: Adapta-se facilmente a diferentes estilos de trabalho.
- Consistência: Ambiente de trabalho conhecido e confiável.
Por último, o uso de sistemas de reserva de estação de trabalho pode resultar em melhor gestão de recursos, evitando a subutilização de salas de reuniões e áreas de trabalho, levando a um ambiente de escritório mais eficiente e produtivo.
Conclusão
Implantar um sistema de reserva de estação de trabalho é um processo estratégico que, quando executado corretamente, pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa.
Proporcionando flexibilidade, otimização do espaço e satisfação dos colaboradores, esse sistema é um componente chave no sucesso do modelo de trabalho híbrido.
Adotar uma plataforma confiável e experiente como o Deskbee é fundamental para garantir que o processo de reserva seja simplificado e efetivo. Sendo assim, comece hoje mesmo a implementar esse sistema em sua empresa e veja a transformação no seu local de trabalho.
Não esqueça de otimizar a utilização das suas estações de trabalho reservando-as com Deskbee. Entre em contato agora mesmo e tire suas dúvidas.
Mário é especialista em Gestão do Trabalho Híbrido e já palestrou diversas vezes sobre o tema, como nos congressos Expo InfraFM e HR Conference.
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