Nos últimos anos, o mundo do trabalho tem passado por uma revolução sem precedentes. A pandemia de COVID-19 acelerou a adoção do trabalho remoto e trouxe à tona a necessidade de repensar os modelos tradicionais de trabalho. Nesse contexto, o modelo híbrido, que combina o trabalho presencial com o trabalho remoto, surgiu como uma solução flexível e pragmática para as demandas do mundo moderno.
No entanto, a transição para o trabalho híbrido não é apenas uma mudança na localização física dos colaboradores, mas também uma transformação profunda na maneira como as empresas operam e como os colaboradores se envolvem com seus trabalhos. Esse novo paradigma exige uma abordagem holística e integrada para garantir que as operações empresariais continuem fluidas e que os colaboradores permaneçam engajados e produtivos.
É nesse contexto que os departamentos de Facilities e Recursos Humanos estão assumindo papéis de destaque. Tradicionalmente percebidos como funções de apoio nos negócios, esses departamentos agora estão desempenhando um papel crucial na criação de ambientes de trabalho que atendem às necessidades de uma força de trabalho cada vez mais diversificada e descentralizada.
A Gestão de Facilities é responsável por garantir que os espaços de trabalho estejam adequadamente equipados para acomodar tanto os colaboradores que estão no escritório quanto os que estão trabalhando remotamente. Isso inclui a otimização da infraestrutura tecnológica, a gestão de espaços de coworking e a criação de ambientes que promovam a colaboração e a inovação, independentemente da localização física dos colaboradores.
Por outro lado, a área de Recursos Humanos está desempenhando um papel fundamental na gestão da força de trabalho distribuída, desenvolvendo políticas flexíveis que atendam às necessidades dos colaboradores e promovendo uma cultura de trabalho inclusiva e equitativa. Eles são responsáveis por criar políticas de comunicação e engajamento que mantenham os colaboradores alinhados com os objetivos da empresa, independentemente de estarem no escritório ou em casa.
O Papel da Gestão de Facilities e de Pessoas no Trabalho Híbrido
O papel desempenhado pelos Facility Managers e gestores de RH em ambientes de trabalho híbridos:
Os Facility Managers e os gestores de espaços de trabalho desempenham um papel crucial na preparação dos ambientes de trabalho para a realização de reuniões híbridas, garantindo ao mesmo tempo que as necessidades dos funcionários são atendidas. Embora as estatísticas possam variar, a WeWork indica que mais de 50% dos trabalhadores preferem passar no máximo três dias por semana no escritório, com um limite de até cinco horas por dia de permanência.
Isso implica que, em média, apenas 60% das mesas de trabalho estão ocupadas. Como gestor de espaços de trabalho, é viável eliminar mesas não utilizadas e reduzir o espaço disponível. A otimização da utilização do espaço resulta em economias substanciais, reduzindo os gastos com aluguel, serviços públicos, material de escritório e mobiliário. No entanto, é importante lembrar que despesas essenciais, como AVAC, higienização, iluminação, WiFi e manutenção básica, devem sempre ser acomodadas no orçamento de gestão de instalações.
O que resta do orçamento pode ser alocado para melhorar as condições de trabalho em casa, proporcionando maior conforto e qualidade aos funcionários. No entanto, a gestão de “hot desks” (semelhante a um jogo de cadeiras) apresenta desafios, como evitar superlotação e reservas excessivas. Uma solução óbvia é a implementação de software de reserva, mas é crucial integrá-lo com outros sistemas para garantir a limpeza e a disponibilidade dos espaços.
Como gestor de espaços de trabalho híbridos, você também pode considerar a inclusão de áreas sociais onde os funcionários possam socializar ao chegar ao trabalho ou durante eventos corporativos. Isso evita a perda de interações informais que auxiliam na formação de laços entre as equipes. Lembre-se, no entanto, de manter uma abordagem flexível e aberta à melhoria do ambiente de trabalho, pois todos estamos em um processo de adaptação contínua.
Caso não receba sugestões suficientes, você pode recorrer aos dados. Se o seu software de gestão de instalações coletar informações como taxas de ocupação e tiver uma compreensão sólida dos padrões de movimento com base em sensores de mobilidade, você poderá usá-los para implementar mudanças que tornem o espaço de trabalho mais atraente e alinhado com as necessidades dos funcionários. Isso, por sua vez, aumentará o tempo que eles passam no escritório e contribuirá para o fortalecimento da cultura de trabalho.
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Aqui estão os motivos pelos quais esses profissionais podem se destacar em suas responsabilidades:
Adaptação à Mudança: Tanto os Facility Managers quanto os profissionais de RH desempenham um papel vital na adaptação da empresa a um ambiente de trabalho híbrido. Sua capacidade de liderar e gerenciar essa transição suavemente é um grande ponto a seu favor.
Gestão da Experiência do Funcionário: Os profissionais de RH podem se destacar criando programas e políticas que promovem uma experiência de funcionário positiva em ambientes híbridos. Isso inclui garantir que os funcionários tenham as ferramentas necessárias para serem produtivos em casa e no escritório, além de promover o bem-estar e o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
Desenvolvimento de Habilidades: Em um ambiente de trabalho híbrido, os RH podem criar programas de desenvolvimento de habilidades que ajudam os funcionários a se adaptarem às novas formas de trabalho, incluindo o desenvolvimento de habilidades de comunicação virtual e gerenciamento de tempo.
Engajamento e Retenção: Os profissionais de RH podem destacar-se promovendo o engajamento e a retenção de funcionários em ambientes híbridos. Isso envolve a criação de estratégias para manter os funcionários conectados e motivados, independentemente de estarem trabalhando remotamente ou no escritório.
Eficiência Operacional: Os Facility Managers podem se destacar otimizando o uso de espaços de trabalho, reduzindo custos e melhorando a eficiência operacional. Isso inclui a gestão inteligente de instalações, como a eliminação de espaços subutilizados e a implementação de sistemas de reserva eficazes.
Sustentabilidade: Tanto os Facility Managers quanto os RH podem se destacar promovendo práticas sustentáveis no ambiente de trabalho híbrido. Isso não apenas contribui para a responsabilidade social corporativa, mas também pode economizar recursos e reduzir os custos operacionais.
Análise de Dados: A capacidade de coletar e analisar dados relevantes sobre a utilização de espaços de trabalho, satisfação dos funcionários e eficácia das políticas de RH pode permitir decisões mais informadas e estratégias mais eficazes.
Comunicação Eficaz: A comunicação é essencial em ambientes híbridos, e os gestores de facilities e RH podem se destacar ao criar canais de comunicação eficazes que mantenham os funcionários informados, engajados e conectados.
Resolução de Conflitos: Em um ambiente de trabalho híbrido, podem surgir desafios e conflitos únicos. Os profissionais de RH podem demonstrar sua capacidade de resolver conflitos de forma eficaz, promovendo um ambiente de trabalho harmonioso.
Inovação e Criatividade: Em ambientes de trabalho híbridos, é necessário pensar fora da caixa. Tanto os Facility Managers quanto os profissionais de RH podem se destacar ao encontrar soluções criativas e inovadoras para os desafios específicos desse cenário.
Os Facility Managers e os profissionais de RH têm a oportunidade de se destacar em suas funções em ambientes de trabalho híbridos, desempenhando papéis cruciais na adaptação, eficiência e bem-estar dos colaboradores. A capacidade de liderar, inovar e promover uma cultura de trabalho positiva será essencial para o sucesso nesse contexto em constante evolução.
Texto: Hilton Oliveira
Foto: Adobe Stock
Ele já atuou como Diretor de Facilities em grandes empresas como Unilever, JP Morgan, Santander e Nokia