A Gestão de Facilities tem evoluído muito nos últimos anos, impulsionada pelo protagonismo e eficiência em gestão do escritório durante a lockdown. Com isso, os desafios da área também têm mudado e assumido uma nova roupagem: mais estratégicos e tecnológicos.
Com isso em mente, a Deskbee convidou dois de seus maiores especialistas em Gestão de Workplace e Trabalho Híbrido para compartilhar algumas dicas. Eles têm colhido muitos insights no seu dia a dia, trabalhando junto a nossos clientes da área de Gestão de Facilities.
Fernando Gorguet é Head de Expansão de Novos Negócios na Deskbee, que já atuou como Diretor de Facilities em grandes empresas como Unilever, JP Morgan, Santander e Nokia. Jaqueline Medeiros é nossa Coordenadora de Vendas, e lidera nosso processo de atendimento consultivo a novas empresas buscando a gestão de workplace avançada da plataforma Deskbee.
Confira o que eles têm a dizer sobre algumas das principais questões que permeiam o dia a dia do FM.
Desafios da Gestão de Facilities
1. Quais são as principais tendências que você observa no setor de facilities?
Para Fernando Gorguet, “a tendência agora é aprimorar a experiência no escritório para torná-la mais atrativa do que o trabalho remoto, visto que a maioria das empresas está voltando ou já voltou ao ambiente físico. A ênfase agora está em como os gestores de escritórios e a tecnologia podem transformar essa experiência, visando torná-la significativamente melhor.”
Já Jaqueline Medeiros, afirma que tem observado “uma crescente preocupação não somente na gestão do espaço físico como experiência para o usuário (colaborador), mas também em como transformar toda essa informação em dados de fácil acesso. O setor de Facilities tem ganhado espaço e visibilidade no mercado, mas ainda precisa de mais informações para transformar todas esse potencial em dados reais e metas tangíveis para auxiliar o setor nas tomadas de decisões da Gestão de Facilities.”
2. É possível criar, junto à ferramenta, estratégias para otimizar o espaço disponível no escritório e garantir sua eficiência?
Nesse ponto, Jaqueline aponta que “Sim, com certeza! Através de regras de grupos, por exemplo, é possível fazer a gestão dos times por dias na semana. Já através do mapa de calor, você pode analisar quais os lugares ou salas são mais reservados. Com base nessas informações, o gestor consegue tomar decisões como: ‘será que faz sentido manter esse espaço?’ ou até mesmo aplicar uma pesquisa e tentar entender por que aquele local não está sendo utilizado, entendendo assim problemas de infraestrutura, ou até mesmo a preferência dos usuários.”
E Fernando complementa afirmando que “a plataforma oferece uma gama abrangente de funcionalidades para uma gestão eficaz do ambiente de trabalho. Destaca-se, também, a capacidade de visualizar a utilização dos espaços por meio de mapas de calor, os quais refletem a frequência de uso das áreas compartilhadas. Além disso, para empresas que não requerem reservas específicas para suas estações de trabalho, a Deskbee está introduzindo uma nova tecnologia que possibilitará a monitorização em tempo real da presença e ocupação dos andares.”
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3. A segurança dos funcionários e visitantes no ambiente de trabalho é uma preocupação recorrente, como Deskbee pode auxiliar nessa questão?
Fernando observa que “por exemplo, a plataforma com funcionalidades como a utilização de ‘Tags de Usuários’ para a rápida localização de profissionais específicos, como brigadistas e membros da CIPA. Ainda, estamos prestes a lançar uma nova tecnologia que permitirá a gestão de indivíduos não registrados no controle de acesso da empresa, conhecidos como ‘caronas’. A falta de detecção dessas pessoas representa um risco considerável em situações de emergência, pois pode ser difícil determinar com precisão o número de evacuações necessárias. Para abordar essa preocupação, ofereceremos visibilidade em tempo real da presença e ocupação dos andares dos nossos clientes, por meio de uma tecnologia de ponta e exclusiva no mercado global.”
Jaqueline contribui, afirmando que “como parte de segurança para gestão de visitantes, por exemplo, podemos mencionar o Guest Pass, módulo que conta com a possibilidade de integração com o sistema de gestão de controle de acesso. O visitante recebe um QR code através do e-mail, após envio de dados, solicitado pelo próprio anfitrião. Como temos uma constante preocupação com a LGPD, cada cliente decide o tempo que essas informações ficaram disponíveis na plataforma.”
4. Como o módulo de ‘chamados’ pode facilitar na abordagem das preocupações dos funcionários em relação ao ambiente de trabalho e suas necessidades?
Aqui, Jaqueline observa que “o módulo de chamados é muito livre para criação de várias modalidades. Se essa preocupação for algo físico, o chamado pode ser aberto no local, solicitando uma manutenção corretiva ou algo neste sentido. Para as solicitações administrativas, muito utilizadas pelo time de DP e RH, seja para solicitar benefícios, reajuste em contra-cheques, bem como criar formulários solicitando EPI´s, ou o setup e materiais ergonômicos. Além disso tudo, existem infinitas opções criativas que nossos clientes personalizaram em seus chamados (solicitação de livros, lanches, coffee break, motorista…). O módulo permite a autonomia do colaborador, para abrir qualquer chamado a qualquer momento, somente com a leitura do QR Code, tornando essa função muito prática e fácil, acabando com a visão engessada e antiquada da abertura de chamados, que sempre foi um desafio da Gestão de Facilities.”
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Já Fernando complementa com detalhes do funcionamento do módulo, afirmando que “um módulo de chamados é uma ferramenta essencial para ajudar os colaboradores no dia a dia, na resolução de problemas nos escritórios. Ele oferece várias vantagens:
- Centralização das solicitações: Os colaboradores podem registrar todas as suas solicitações de suporte em um único lugar, evitando a dispersão de informações e facilitando o acompanhamento do status de cada solicitação;
- Organização e priorização: O software classifica e prioriza as solicitações com base na urgência e na criticidade, garantindo que os problemas mais importantes sejam resolvidos primeiro;
- Rastreamento e histórico: As solicitações registradas no software são rastreadas ao longo de todo o processo de resolução, criando um histórico útil para referência futura e análise de tendências;
- Comunicação eficiente: Os colaboradores podem se comunicar facilmente com a equipe de suporte por meio do software, mantendo todos atualizados sobre o progresso das solicitações;
No geral, um módulo de chamados é uma ferramenta poderosa que não apenas ajuda os colaboradores a resolverem problemas de forma mais rápida e eficiente, mas também melhora a produtividade e a satisfação no local de trabalho.”
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Ele já atuou como Diretor de Facilities em grandes empresas como Unilever, JP Morgan, Santander e Nokia