Um dos grandes desafios do mundo corporativo sempre foi a gestão de tempo. Profissionais de alta performance costumam lidar com muitas demandas concomitantes. Por isso, otimizar suas tarefas para seguir entregando qualidade é um passo muito importante para o sucesso na carreira.
Com a ascensão do modelo de trabalho híbrido na maioria das grandes empresas do país, por exemplo, esse equilíbrio se tornou ainda mais indispensável. Afinal, nos dias de home office, é muito fácil que a linha entre horas de trabalho e horas offline se torne tênue e sobrecarregue profissionais que não conseguirem estabelecer metodologias de trabalho eficientes. Já os dias de trabalho presencial no escritório podem contribuir para fortalecer esse equilíbrio, desde que as atividades sejam alinhadas com antecedência.
Por isso, aplicar processos dinâmicos, utilizar ferramentas tecnológicas intuitivas, e contar com o apoio do time são apenas alguns dos caminhos para gerenciar melhor o tempo, as tarefas e a produtividade. Pensando nisso, a Deskbee convidou duas de suas gestoras mais atarefadas para compartilhar como elas têm enfrentado esse desafio e encarado sua jornada de trabalho.
Dica do Blog: A importância do equilíbrio entre vida pessoal e profissional para aumentar a produtividade
Graziela Kunde é Product Owner (P.O.) e Head de CS na Deskbee, gerenciando dois dos processos mais importante dentro de uma empresa de tecnologia, e precisa de bastante desenvoltura na hora de planejar seu calendário. Já Joziane Nascimento é Arquiteta e Head de Onboarding na Deskbee, equilibrando gestão do time e atendimento ao cliente, o que também exige um cronograma bem planejado.
Confira as dicas de nossas gestoras:
1. Como você costuma priorizar suas tarefas diárias para garantir que as atividades mais importantes sejam concluídas dentro do prazo?
Joziane Nascimento afirma: “No início de cada mês, dedico tempo para uma abordagem objetiva na organização do meu cronograma. Durante esse processo, identifico e priorizo as demandas mais significativas, considerando sua relevância e impacto nas atividades.”
Graziela Kunde complementa com uma dica incrível: “Costumo fazer uma lista de tarefas para o dia, com as prioridades. Faço essa lista sempre no dia anterior.”
2. Quais são suas estratégias para lidar com interrupções inesperadas durante o dia de trabalho e manter o foco nas tarefas prioritárias?
Graziela traz que: “Este é um grande desafio! Tenho algumas tarefas que preciso ter mais foco. Por conta disso, fiz o bloqueio de 2 tardes por semana para este tipo de tarefa. Evito ao máximo adicionar algum compromisso, como reuniões. Claro que existem exceções. Nos outros dias, tento separar um horário do dia para ficar um pouco mais focada.”
Já Joziane explica como aplicar flexibilidade na sua agenda: “Sempre deixo alguma margem de horários disponíveis para eventuais problemas que possam surgir ao longo do dia, justamente para caso surja algum imprevisto, seja possível reajustar as tarefas. Além disso, incluo uma margem de tempo adicional nas minhas atividades diárias para acomodar situações imprevistas. Dessa forma, caso ocorra alguma interrupção, tenho flexibilidade suficiente para lidar com ela sem comprometer o cumprimento dos prazos estabelecidos para as tarefas prioritárias. Isso me permite manter o foco nas atividades essenciais, mesmo diante de imprevistos, garantindo uma gestão eficaz do tempo e das responsabilidades.”
3. Como você define metas de produtividade pessoal e como acompanha seu progresso em relação a essas metas?
“Gosto bastante de sentar e organizar minhas metas, ver como foi o mês anterior e verificar o que funcionou e o que precisa de atenção. Mapear todas as tarefas ajuda muito para organizar as metas”, aponta Joziane.
Já Graziela afirma que: “Assim como eu tenho a lista de tarefas diárias, tenho algumas iniciativas mais a longo prazo. Coloco lembretes na agenda ao final de um prazo maior, para garantir que eu não me passe. Trabalho com muitos projetos ao mesmo tempo, portanto o controle na agenda é essencial. Inclusive em relação a prazos de projetos importantes. Preciso fazer o acompanhamento semanal, para que não atrasem.”
4. Quais ferramentas ou técnicas você utiliza para planejar e organizar sua agenda diária e semanal?
Graziela indica ferramentas, dizendo que: “Uso muito o próprio calendário do Google, onde temos marcadas nossas reuniões. Utilizo as “tarefas” do Google, que ficam listadas no calendário também. Se uma tarefa não é concluída em um dia, ela é automaticamente transportada para o dia seguinte. É um controle muito simples, mas que pra mim funciona.”
Já Joziane, cita também outros sistemas: “Utilizo meu calendário do Google como uma ferramenta central para registrar e planejar minhas atividades, além de utilizar outros softwares da área para as metas diárias, atribuindo prazos realistas e prioridades a cada uma. Além disso, separo metas mais amplas em tarefas menores, facilitando a execução e monitoramento do progresso.”
5.Como você equilibra sua carga de trabalho para evitar o excesso de tarefas e o esgotamento profissional?
Graziela ri e afirma otimista: “Desafio!! Estou tentando desligar totalmente nos finais de semana. Inclui atividade física diária para ajudar. Não acho que estou com um equilíbrio perfeito, mas estou melhorando.”
E Joziane compartilha dicas valiosas: “Para gerenciar minha carga de trabalho, realizo uma análise regular das minhas responsabilidades, priorizando tarefas conforme sua urgência e importância. Defino limites para o meu horário de trabalho e busco respeitar, evitando extrapolar o mesmo. Manter uma comunicação transparente com a equipe e superiores sobre limites e necessidades é essencial.”
6. Que medidas você adota para otimizar seu tempo durante reuniões e garantir que sejam produtivas e eficientes?
Joziane nos fala sobre sua rotina de reuniões: “Antes de cada reunião, dedico tempo para analisar o tema em pauta, organizando os pontos-chave em tópicos. Essa abordagem permite que eu entre na reunião com um pré-alinhamento, o que facilita a condução da mesma de forma mais eficiente. Ao adotar essas medidas, busco otimizar o tempo dedicado à reunião, garantindo que seja produtivo e atenda aos objetivos propostos.”
Graziela também busca otimizar suas calls: “Tenho tentado mudar a duração de algumas reuniões para 30 minutos, ao invés de 1 hora. Muitas vezes conseguimos ter o mesmo resultado com reuniões mais curtas. Ferramentas de anotação também são importantes. Outra atitude que acho essencial é o envio do resumo da reunião (por exemplo, quando falo com clientes) imediatamente após a reunião. Isso evita que depois eu tenha que “retomar” o assunto, o que demora muito mais.”
7. Como você lida com prazos apertados e situações de pressão, mantendo a calma e cumprindo as obrigações dentro do tempo estipulado?
Graziela conhece bem essa adversidade: “Super desafio também!! Muitas vezes lidamos com prazos apertados. Manter todos alinhados e informados sobre o andamento do projeto evita muitos problemas.”
E Joziane complementa veemente: “Lido muito bem com prazos apertados e situações de pressão, adoto uma abordagem metódica e realista. Antes de assumir compromissos, asseguro-me de que posso cumprir as obrigações dentro do tempo estipulado. Essa abordagem preventiva minimiza a pressão desnecessária. Além disso, mantenho uma organização rigorosa do meu tempo e das tarefas, sempre reservando uma margem adicional para imprevistos ou ajustes necessários. Essa precaução não apenas me permite cumprir prazos, mas também me ajuda a manter a calma em situações desafiadoras, garantindo que as obrigações sejam cumpridas de maneira eficiente.”
8. Você já teve experiências em delegar tarefas para otimizar o tempo e aumentar a eficiência da equipe? Como você aborda essa prática?
Joziane fala sobre a gestão do seu time: “Sim, a delegação de tarefas é uma prática importante em minha rotina diária como líder. Reconheço a importância de distribuir responsabilidades de forma organizada e funcional para otimizar o tempo e aumentar a eficiência da equipe. Antes de delegar, estabeleço uma comunicação aberta com o time, realizando reuniões regulares para compreender as demandas, identificar necessidades e explorar oportunidades de aprimoramento no desempenho diário.”
Graziela também compartilha dicas de liderança: “Sim, é algo que estou tentando fazer. Já deleguei, por exemplo, a comunicação com os clientes que inserem sugestões de melhorias, para um colega do time. Desta forma, ele mesmo responde o cliente em relação às sugestões que já temos melhorias avaliadas, definidas e aprovadas. Uma vez por semana nos reunimos e revisamos as sugestões novas. Isto economizou muito tempo e ainda consegui fazer uma transferência de conhecimento do roadmap para um colega.”
9. Quais são seus hábitos para lidar com distrações e manter o foco nas atividades importantes ao longo do dia?
Graziela aponta: “Organização da agenda e lista das tarefas em ordem de prioridade.”
Já Joziane considera importante: “Manter o foco nunca foi um problema pra mim, sempre fui focada e organizada, quando vejo que estou há muito tempo em cima, faço uma pausa e depois volto para descansar a mente e voltar para finalizar.”
10. Como você avalia o sucesso de suas estratégias de gestão de tempo e quais ajustes você faz para melhorar continuamente sua eficiência?
Joziane finaliza: “Avalio positivamente, acredito que minha organização permite não apenas cumprir, mas muitas vezes antecipar os prazos estabelecidos, o que não apenas proporciona tranquilidade para enfrentar as tarefas planejadas, mas também permite a flexibilidade necessária para lidar com demandas inesperadas. Para aprimorar e sempre buscar melhor, estou sempre aberto a ajustes. Isso inclui a revisão periódica de minhas demandas, a busca por novas ferramentas ou técnicas que possam otimizar ainda mais meu fluxo de trabalho.”
E Graziela completa: “Minha agenda está muito mais seletiva e organizada em tarefas e reuniões para as quais eu realmente faço diferença. Reuniões que são meramente opcionais são mais raras hoje. Acredito que preciso delegar mais, para que eu tenha mais tempo de pensar estrategicamente o nosso produto Deskbee.”
Dica do Blog: Entrevista com Arquiteto: Design Ergonômico e o trabalho híbrido
Ele já atuou como Diretor de Facilities em grandes empresas como Unilever, JP Morgan, Santander e Nokia