O setor de Facilities Management não para de crescer e se desenvolver. Sempre surgem novas tendências e tecnologias que seguem transformando como os gestores de FM atuam e, principalmente, como são percebidos.
Os novos modelos de trabalho flexível que vêm ganhando o mercado são parte desse movimento de inovação, e trazem novos desafios para a área. As discussões que permeiam o “novo escritório” são bastante variadas e complexas, e tem sido o centro da transformação em FM.
Nos dias 04 e 05 de junho, em São Paulo, a Deskbee estará expondo na 11ª Expo InfraFM, em parceria com a Space Plan e HID Global. O tema do espaço este ano é “Viva a Experiência do Escritório do Futuro”, e irá promover entre os visitantes a jornada do colaborador num espaço híbrido, dinâmico e tecnológico.
Com a palavra: um Facility Leader
A atuação da área de Facilities
Para discutir essas questões com quem entende do assunto, convidamos um de nossos clientes para falar sobre desafios e tendências do setor de Facilities!
Marcelo Arruda atua na área de RH e Facilities em uma grande empresa do setor de tecnologia. A empresa é cliente da Deskbee desde 2023, com 3 escritórios na cidade de São Paulo mapeados no aplicativo.
Minha atuação no setor de Facilities emerge da necessidade de coordenar e gerenciar operações essenciais para assegurar o adequado funcionamento do ambiente corporativo. No meu papel, lidero a gestão integral das instalações físicas e infraestruturas da empresa, garantindo a qualidade e eficiência dos serviços prestados.
Com uma ampla área de atuação, a oportunidade de explorar o conhecimento que Marcelo tem desenvolvido em seus anos de experiência é indispensável.
Um ponto importante é abordar as relações entre o departamento de Facilities e as demais áreas da empresa. Sobre isso, Marcelo afirma que “em um ambiente corporativo como o nosso, a equipe de Facilities frequentemente interage com várias outras áreas, como Recursos Humanos, TI, Finanças, Operações e Segurança. Essa interação é fundamental para garantir que as instalações e serviços atendam às necessidades de toda a organização e funcionem de maneira eficiente e segura.”
A partir disso, ele pondera sobre os maiores desafios do mundo corporativo, na perspectiva dos gestores de Facilities. Em suas palavras:
- Gestão de custos: Equilibrar a qualidade das instalações com o controle de despesas em orçamentos limitados;
- Tecnologia Emergente: Manter-se atualizado com as constantes evoluções tecnológicas para garantir eficiência operacional e segurança;
- Sustentabilidade: Atender às demandas por práticas ambientalmente sustentáveis, exigindo investimentos e mudanças nos processos operacionais;
- Segurança e Conformidade: Garantir a segurança dos ocupantes e o cumprimento de regulamentações em ambientes com requisitos rigorosos;
- Gestão de Mudanças: Adaptar-se a mudanças organizacionais, como expansões e políticas de trabalho remoto, com flexibilidade e capacidade de adaptação;
Para enfrentar esses desafios, são necessárias habilidades de liderança, conhecimento técnico e colaboração com outras áreas da organização, conclui Marcelo.
O engajamento dos colaboradores no escritório
Considerando como o engajamento dos colaboradores no escritório é um dos grandes desafios dos gestores de workplace, hoje em dia, é possível analisar como o FM pode contribuir nesse ponto. Marcelo nos conta que “estamos constantemente buscando maneiras de promover um ambiente de trabalho que estimule o engajamento e o bem-estar dos nossos colaboradores. Para enfrentar o desafio do engajamento no escritório, implementamos diversas estratégias.”
Ele continua, afirmando que “em primeiro lugar, dedicamos tempo e esforço ao design do espaço de trabalho, garantindo que seja acolhedor, inspirador e propício à colaboração. Além disso, mantemos uma comunicação aberta e transparente, mantendo nossos colaboradores informados sobre as mudanças no ambiente de trabalho e incentivando o feedback. Também acreditamos no envolvimento dos colaboradores nas decisões relacionadas ao seu ambiente de trabalho. Realizamos pesquisas de satisfação regulares e encorajamos a participação ativa em grupos de discussão.”
Tecnologias de Apoio ao FM
A tecnologia também é um fator indispensável na estratégia de Facilities para entregar as expectativas da liderança: “aqui, a tecnologia é essencial para atender às expectativas da liderança no setor de Facilities. Utilizamos sistemas de gerenciamento de instalações para monitorar o desempenho em tempo real e identificar áreas de melhoria. Automatizamos processos operacionais para aumentar a eficiência. Também analisamos padrões de ocupação e utilização de espaços para otimizar o layout do escritório. Relatórios detalhados fornecem insights sobre o desempenho e o cumprimento de metas. Em resumo, a tecnologia nos capacita a operar de forma eficaz e alinhada com os objetivos estratégicos da empresa”, argumenta Marcelo.
Com isso, é interessante discutir quais estratégias têm sido mais eficazes para garantir o engajamento dos times, considerando as especificidades da operação. Nesse ponto, Marcelo pontua que “para garantir o engajamento dos times em um ambiente com fluxo de horários diferenciado, estratégias eficazes incluem: comunicação transparente, flexibilidade de horários, uso de tecnologia colaborativa, estabelecimento de metas claras e reconhecimento do desempenho. Essas práticas promovem uma cultura de trabalho colaborativa e produtiva, independentemente dos horários de trabalho dos colaboradores.”
Nesse contexto, a empresa já está há quase 1 ano com o app Deskbee, implantado sob o comando do time de RH e Facilities. A plataforma tem ajudado na organização e gestão dos espaços compartilhados, registrando uma alta utilização. Para Marcelo, essa parceria tem sido muito produtiva, pois “a Deskbee tem sido crucial na gestão eficiente dos espaços compartilhados em nosso coworking. Permite reservas eficientes, monitoramento da capacidade em tempo real e setorização adequada. Além disso, fornece análises de dados para uma melhor alocação de recursos e planejamento futuro. Em resumo, a Deskbee otimiza a experiência dos usuários e facilita a administração do espaço compartilhado”, afirma o gestor.
Falando sobre a experiência do colaborador na ferramenta, a operação conta com uma aplicação muito criativa do app, e que tem ajudado na adesão à tecnologia de workplace. Marcelo compartilha que “o recurso ‘Tô Aqui’ no app Deskbee surgiu para permitir que os colaboradores anunciem sua presença no espaço compartilhado da empresa, mesmo em locais não mapeados na plataforma. A adesão tem sido positiva, oferecendo praticidade aos usuários ao comunicar sua presença com apenas um clique. Isso promove uma atmosfera colaborativa, facilitando a interação entre os membros, independentemente de onde estejam.”
A operação da empresa é bastante complexa, e exige a adoção de políticas avançadas. Por exemplo, ressalta Marcelo, que “os desafios ao lidar com a aprovação de reservas (feature da Deskbee) em ambientes que abrigam mais de 20 grupos distintos são muitos. Isso inclui a necessidade de lidar com conflitos de agenda, priorizar as reservas, gerenciar eficazmente os recursos, manter uma comunicação clara e garantir a eficiência do processo. Uma abordagem proativa e a implementação de sistemas de gerenciamento de reservas eficientes são fundamentais para superar esses desafios e garantir uma utilização eficaz dos espaços disponíveis”, conclui.
Mais uma feature que tem ajudado o time de RH e Facilities é a reserva com antecedência, e o gestor pondera que “a política de reserva com antecedência contribui para a eficiência da operação e a organização do ambiente de trabalho ao promover o planejamento antecipado, otimizar o uso dos recursos, organizar os espaços, reduzir conflitos e facilitar a comunicação entre os usuários e os gestores.”
Sobre a Expo InfraFM 2024
Para Marcelo, uma feira como a InfraFM 2024 “oferece uma excelente oportunidade para networking, aprendizado e troca de ideias com outros profissionais do setor.” O evento acontece nos dias 04 e 05 de junho, em São Paulo, promovendo discussões sobre o futuro de Facility, Property e Workplace Management. Embora não possa prestigiar o encontro deste ano, Marcelo afirma que “estaria interessado em questões como sustentabilidade, tecnologia e inovação, flexibilidade no ambiente de trabalho, experiência do usuário e segurança e saúde. Esses são temas-chave que refletem as tendências e desafios atuais na gestão de instalações e espaços de trabalho.”
Saiba mais sobre a presença da Deskbee na InfraFM no hotsite oficial. O espaço da Deskbee contará com diversas atrações: reserva de espaços de trabalho
Relatos de experiências e estratégias como as compartilhadas por Marcelo Arruda apenas confirmam que os desafios da área de Facilities seguem se renovando. O novo escritório já está aqui, permeado de inovação e dinamismo. A Deskbee é a plataforma líder em gestão de workplace e trabalho híbrido no Brasil, com mais de 400 clientes espalhados por cerca de 25 países. Essa atuação global permite que a plataforma se transforme constantemente, visando entregar mais tecnologia aos setores de FM e RH.
Dica do blog: Desafios da Gestão de Facilities: especialistas respondem!
Ele já atuou como Diretor de Facilities em grandes empresas como Unilever, JP Morgan, Santander e Nokia