Gestão de Workplace: o que é, importância e como fazer

A gestão de workplace se tornou essencial para empresas que buscam otimizar seu espaço de trabalho e adaptar-se às novas demandas do modelo híbrido. 

Com ambientes de trabalho cada vez mais dinâmicos, a gestão de workplace possibilita que as empresas não apenas organizem o uso de seus recursos, mas também criem espaços que aumentem a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. 

Neste artigo, vamos explicar o conceito de gestão de workplace, sua importância, principais vantagens, desafios e dar dicas práticas para implementá-la. Além disso, veremos como a Deskbee pode ajudar na transformação do seu espaço de trabalho com tecnologia e inovação.

O que é gestão de workplace?

A gestão de workplace refere-se à administração de espaços físicos e dos recursos necessários para garantir que os colaboradores tenham um ambiente produtivo e eficiente. 

Esse conceito vai além de simplesmente organizar mesas e salas, envolve também toda a infraestrutura, tecnologia e processos que apoiam o trabalho e garantem que o ambiente seja confortável, seguro e adaptado às necessidades da equipe. 

Em um workplace bem gerido, todos os elementos – desde as estações de trabalho até áreas de convivência e salas de reunião – estão organizados para maximizar o desempenho dos colaboradores.

No contexto de trabalho híbrido, a gestão de workplace ganha ainda mais importância. Hoje, muitas empresas operam com equipes que alternam entre o trabalho remoto e o presencial, o que exige uma reestruturação do espaço físico para que ele seja adaptável e eficiente para todos os colaboradores, independentemente de onde estão.

Qual é a importância de fazer a gestão de workplace?

Uma gestão eficaz de workplace é essencial para criar ambientes que apoiem a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. Empresas que investem na organização de seus espaços de trabalho, além de melhorar a satisfação de seus funcionários, também conseguem reduzir custos e otimizar o uso dos recursos. 

Por exemplo, ao implementar um sistema de reservas de mesas, uma empresa consegue ajustar a ocupação do espaço de acordo com a demanda diária, evitando desperdício de espaço e otimizando o uso do ambiente físico.

A gestão de workplace também fortalece a cultura organizacional. Um ambiente de trabalho bem planejado pode incentivar a colaboração entre equipes, melhorar a comunicação e contribuir para um clima organizacional positivo. 

Esse ambiente se torna não só um local de trabalho, mas um espaço onde os colaboradores se sentem valorizados e confortáveis, o que aumenta o engajamento e a retenção de talentos.

Quais são as vantagens de uma boa gestão de workplace?

Uma boa gestão de workplace traz inúmeros benefícios, desde o aumento da produtividade até a promoção da saúde e bem-estar dos colaboradores.

Confira abaixo todas as vantagens e como elas podem transformar o ambiente de trabalho para melhor!

Aumenta a produtividade

Um workplace bem organizado permite que os colaboradores se concentrem em suas tarefas sem distrações desnecessárias. 

Quando há um espaço definido para cada atividade, como salas de reunião, áreas de convivência e estações de trabalho silenciosas, os funcionários conseguem realizar seu trabalho com mais eficiência. 

A tecnologia, como ferramentas de reserva e monitoramento em tempo real, facilita essa organização, permitindo um uso mais eficiente do espaço e promovendo o foco e a produtividade.

Melhora a satisfação dos colaboradores

Ambientes de trabalho confortáveis e flexíveis tornam-se atrativos para os colaboradores. Empresas que investem na gestão de workplace transmitem uma mensagem de cuidado e preocupação com o bem-estar de sua equipe. 

Colaboradores que trabalham em ambientes agradáveis e que facilitam a execução de suas tarefas sentem-se mais satisfeitos e valorizados, o que impacta positivamente na retenção de talentos.

Promove a saúde e o bem-estar

Um espaço de trabalho ergonomicamente correto e com ambientes que incentivem a interação social e o descanso colabora para a saúde física e mental dos colaboradores. 

A gestão de workplace envolve a criação de espaços que promovam a ergonomia, proporcionando mobiliário adequado, iluminação apropriada e ventilação de qualidade. 

Além disso, políticas de gestão que incentivem pausas e atividades de relaxamento contribuem para o bem-estar geral dos colaboradores.

Melhora a imagem da empresa

Empresas que investem em espaços de trabalho modernos e bem organizados ganham uma imagem positiva no mercado. 

Um workplace bem gerido reflete o compromisso da empresa com inovação e cuidado com o colaborador, o que é valorizado tanto por clientes quanto por talentos em potencial. 

Em um mercado competitivo, uma boa imagem organizacional pode ser um diferencial para atrair os melhores profissionais e fortalecer a marca empregadora.

Aumenta a eficiência dos processos

Ao integrar a gestão de workplace com outras ferramentas e dados, a empresa consegue aprimorar seus processos e tomar decisões mais informadas sobre a utilização dos espaços. 

Com dados sobre ocupação e uso de espaços, é possível ajustar a alocação conforme a demanda, reduzindo desperdícios e melhorando a eficiência operacional. 

Além disso, um sistema de reservas bem implementado minimiza conflitos e confusões relacionadas ao uso de salas de reunião e áreas compartilhadas.

Quais são os desafios da gestão de workplace?

A gestão de workplace apresenta desafios únicos, como adaptação ao modelo híbrido, segurança e controle de acesso. 

Veja abaixo como superar cada um deles e otimizar o ambiente de trabalho!

Adaptação ao modelo híbrido

Com a adoção do modelo híbrido, as empresas precisam adaptar seus espaços para acomodar uma equipe que se divide entre o escritório e o home office. 

Esse processo exige planejamento e flexibilidade para garantir que o espaço esteja disponível conforme necessário, sem gerar custos desnecessários. 

A gestão de workplace precisa considerar o número de colaboradores presentes em cada dia e a utilização ideal dos espaços.

Garantir a segurança e o conforto

A segurança e o conforto dos colaboradores são prioridades na gestão de workplace. Isso envolve desde assegurar que todos os elementos ergonômicos estejam presentes até implementar medidas de controle de acesso e de segurança. 

Em empresas onde há circulação constante de visitantes e prestadores de serviços, a gestão de workplace deve ser ainda mais rigorosa para manter o ambiente seguro para todos.

Controle de acesso e gestão de convidados

Em locais com alta rotatividade de pessoas, como visitantes e prestadores de serviços, garantir a segurança e controle de acesso se torna fundamental para preservar a integridade do ambiente. 

Um sistema de gestão que controle o fluxo de pessoas e permita o cadastro prévio de visitantes facilita esse processo e evita filas e contratempos na recepção.

7 dicas para fazer uma boa gestão de workplace

Para alcançar uma gestão de workplace eficaz, siga estas 7 dicas essenciais, que abrangem desde conforto e segurança até diversidade e inclusão. 

Confira cada dica detalhada abaixo e transforme seu espaço de trabalho!

1- Crie um ambiente de trabalho confortável e seguro

Invista em mobília ergonômica e iluminação adequada, além de garantir que o espaço esteja de acordo com as normas de segurança e saúde ocupacional. 

Isso mostra aos colaboradores que a empresa se preocupa com seu bem-estar e reduz os riscos de problemas de saúde relacionados ao ambiente de trabalho.

2- Promova a comunicação aberta e a colaboração

Incentive o uso de ferramentas e layouts que facilitem a colaboração, como áreas de convivência e salas de brainstorming. 

Ambientes que promovem a interação e o compartilhamento de ideias incentivam o trabalho em equipe e ajudam na resolução de problemas.

3- Defina metas claras e alcançáveis

Estabeleça metas de ocupação e eficiência para os espaços, ajustando-as conforme as necessidades da empresa e dos colaboradores. 

Metas claras ajudam a manter o foco e a avaliar o sucesso das práticas de gestão de workplace implementadas.

4- Ofereça treinamento e desenvolvimento

Capacite os colaboradores para utilizarem todas as funcionalidades disponíveis no workplace e promova o engajamento com o ambiente de trabalho. 

Treinamentos específicos sobre ergonomia, uso do espaço e funcionalidades da plataforma de gestão aumentam a segurança e a produtividade.

5- Incentive o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Crie políticas que respeitem o tempo de descanso dos colaboradores e promovam práticas de bem-estar. 

Incentivar pausas e horários de saída razoáveis mostra que a empresa valoriza o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, o que resulta em colaboradores mais motivados.

6- Monitore e avalie regularmente

Faça avaliações periódicas para ajustar a alocação dos espaços de acordo com a utilização real e as demandas da equipe. 

Um monitoramento constante permite ajustes rápidos e garante que o workplace esteja sempre adaptado às necessidades dos colaboradores.

7- Promova a diversidade e inclusão

Certifique-se de que o ambiente de trabalho seja acolhedor para todos, respeitando as diferentes necessidades e culturas dos colaboradores. 

Um workplace inclusivo é essencial para o desenvolvimento de uma cultura organizacional forte e diversa.

Como a tecnologia tem influenciado na gestão de workplace?

A tecnologia tem sido um grande aliado na gestão de workplace, com soluções que permitem monitoramento em tempo real, automação de processos e integração de sistemas. 

Ferramentas de reserva de mesas e salas, por exemplo, ajudam a otimizar o uso do espaço e a facilitar a gestão de um ambiente de trabalho dinâmico e flexível.

Como a Deskbee pode ajudar na gestão de workplace?

A Deskbee oferece soluções completas para otimizar a gestão de workplace, desde reservas de espaços até monitoramento em tempo real e acesso seguro com Mobile ID. 

Descubra abaixo como essas funcionalidades podem transformar seu ambiente de trabalho!

• Reservas de mesas, salas e itens: a Deskbee oferece um sistema de reservas intuitivo, que permite que colaboradores agendem mesas, salas de reunião e até mesmo itens específicos, como equipamentos, de forma simples e prática;
• Gestão completa do espaço em tempo real: a Deskbee permite que as empresas monitorem a ocupação do espaço em tempo real, visualizando quais áreas estão sendo mais utilizadas e ajustando a alocação de acordo com as necessidades da equipe;
• Mobile ID: A Deskbee oferece o Mobile ID, uma solução inovadora e com tecnologia exclusiva, em parceria com HID, que permite o acesso seguro ao workplace, substituindo os crachás físicos por uma credencial digital, integrada ao aplicativo e altamente segura.

Conclusão

A gestão de workplace é fundamental para o sucesso das empresas que desejam se adaptar ao modelo de trabalho híbrido, promovendo um ambiente produtivo e saudável. 

A Deskbee se destaca como uma plataforma completa que oferece as ferramentas necessárias para uma gestão eficiente e moderna do workplace. 

Fale com nossos especialistas e descubra como a Deskbee pode transformar a gestão do seu espaço de trabalho!