Gestão de Facilities: o que é, objetivos e como fazer

A gestão de facilities é uma área essencial e estratégica para empresas de todos os portes, pois garante que o ambiente de trabalho esteja em condições ideais para a produtividade, segurança e bem-estar dos colaboradores.

Esse tipo de gestão envolve a coordenação de diversos recursos e serviços que suportam as operações diárias de uma empresa, otimizando o uso de espaços e facilitando o dia a dia dos colaboradores.

No cenário corporativo atual, onde o trabalho híbrido e as novas exigências de sustentabilidade ganham força, a gestão de facilities precisa ser ágil e adaptável, isso porque além de manter as instalações em pleno funcionamento, essa área é responsável por implementar medidas que visam reduzir custos operacionais e maximizar a eficiência dos recursos. 

Neste artigo, vamos explorar o conceito de facilities e o papel do Facility Manager, os principais objetivos e desafios dessa gestão, além de compartilhar dicas práticas para implementar uma gestão de facilities eficiente.

Para empresas que desejam otimizar ainda mais o uso de seus espaços, abordaremos também como a Deskbee pode ser uma aliada valiosa, fornecendo soluções tecnológicas que facilitam o monitoramento e a organização do ambiente de trabalho.

O que são facilities?

Facilities referem-se aos recursos físicos e aos serviços que suportam as atividades operacionais de uma empresa. Esses elementos incluem desde os aspectos básicos, como limpeza e segurança, até a gestão de tecnologias que garantem o funcionamento da infraestrutura de um prédio.

A gestão de facilities visa oferecer suporte para que todos os recursos estejam disponíveis de forma otimizada. É uma área que integra múltiplos serviços e infraestrutura para criar um ambiente de trabalho mais produtivo, seguro e confortável para os colaboradores.

Quais são as atividades de facilities?

As atividades de facilities abrangem uma ampla gama de funções que apoiam o ambiente de trabalho. Essas atividades variam de acordo com o setor e o porte da empresa, mas geralmente incluem:

• Manutenção predial;
• Segurança;
• Gerenciamento de resíduos;
• Eficiência energética;
• Gerenciamento de contratos com fornecedores;
• Suporte técnico;
• Administração de alimentação e transporte.

Tudo depende das necessidades da organização. Essas atividades garantem o funcionamento contínuo e eficiente do ambiente de trabalho.

O que é gestão de facilities?

A gestão de facilities é a coordenação estratégica e operacional dos serviços que compõem o ambiente de trabalho. O objetivo principal é assegurar que todos os elementos do espaço estejam disponíveis, em pleno funcionamento e adaptados às necessidades dos colaboradores e da empresa.

Essa área é responsável por planejar, monitorar e controlar aspectos como infraestrutura, segurança, eficiência energética e logística interna. Um bom gestor de facilities equilibra as necessidades dos colaboradores com os objetivos da empresa, promovendo um ambiente seguro e eficiente para todos.

O que faz o gestor de facilities (Facility Manager)?

O gestor de facilities, ou Facility Manager, é o profissional responsável por administrar todos os aspectos operacionais de uma organização, visando manter o ambiente de trabalho seguro e eficiente. Ele é responsável por supervisionar a manutenção, segurança, limpeza e o uso de recursos.

Além disso, o Facility Manager gerencia contratos com fornecedores e monitora as operações para garantir o cumprimento de normas de segurança. Ele busca reduzir custos, aumentar a eficiência e garantir a satisfação dos colaboradores por meio de um ambiente adequado para o trabalho.

Qual é o objetivo da gestão de facilities?

O objetivo central da gestão de facilities é assegurar que o ambiente de trabalho esteja sempre em condições ideais para atender às necessidades dos colaboradores e aos objetivos da empresa. Isso inclui o bom uso de recursos, a segurança dos funcionários e a manutenção da infraestrutura.

Outro objetivo importante é a eficiência operacional, que permite reduzir custos e melhorar a produtividade. Com uma gestão bem estruturada, a empresa consegue otimizar o uso do espaço e dos serviços, gerando economia e satisfação.

Quais são as vantagens de investir em gestão de facilities?

Investir na gestão de facilities traz inúmeros benefícios para a empresa, desde a melhoria do ambiente até a redução de custos, impactando positivamente a organização.

Abaixo, veja como cada vantagem contribui para uma gestão mais eficiente e para um ambiente de trabalho agradável.

Redução de custos operacionais

Uma das maiores vantagens da gestão de facilities é a redução de custos operacionais. Ao otimizar o uso de recursos, a empresa pode reduzir gastos com energia, água e manutenção. O planejamento adequado também evita desperdícios, utilizando os recursos de forma mais estratégica.

Melhoria no ambiente de trabalho

A gestão de facilities melhora o ambiente de trabalho, criando espaços organizados e funcionais. Isso inclui a manutenção de áreas limpas e seguras, que proporcionam um espaço agradável para os colaboradores. Um ambiente bem gerido aumenta a satisfação e a produtividade dos funcionários.

Aumento da segurança e conformidade

Manter a segurança dos colaboradores é uma prioridade na gestão de facilities. Ao garantir que o espaço esteja em conformidade com as normas de segurança e saúde ocupacional, a empresa protege seus funcionários e minimiza riscos. A segurança também inclui o controle de acesso e a manutenção de sistemas de emergência.

Quais são os desafios da gestão de facilities?

Assim como as vantagens, a gestão de facilities também apresenta desafios que podem impactar o ambiente de trabalho e os resultados da empresa. Conhecer esses desafios ajuda a desenvolver estratégias para superá-los e melhorar a eficiência da gestão.

Conheça estes desafios e garanta que o seu ambiente de trabalho seja funcional e seguro:

Gestão de custos e orçamento

Controlar o orçamento e os custos é um desafio constante. A manutenção e o funcionamento das instalações exigem investimentos contínuos e o gestor de facilities precisa garantir que esses custos sejam geridos de forma eficiente para não comprometer o orçamento da empresa.

Adaptação a novas tecnologias

A incorporação de novas tecnologias pode ser desafiadora, especialmente em empresas onde há resistência à mudança. O gestor de facilities deve integrar tecnologias, como sistemas de automação e monitoramento, que facilitem a gestão sem interferir nas atividades diárias.

Sustentabilidade e eficiência energética

A preocupação com a sustentabilidade e a eficiência energética é crescente. O gestor de facilities precisa encontrar formas de reduzir o consumo de energia e adotar práticas mais sustentáveis. Isso exige investimentos e um planejamento estratégico para que o ambiente de trabalho seja sustentável e econômico.

Como fazer uma gestão de facilities de forma eficiente?

Para realizar uma gestão de facilities eficiente, é essencial seguir práticas e estratégias que garantam o bom funcionamento do ambiente de trabalho, elas são essenciais para criar um ambiente de trabalho seguro, funcional e alinhado com os objetivos da empresa. 

Abaixo, listamos alguns passos fundamentais para alcançar esse objetivo, confira:

Planejamento e análise de necessidades

Planejar é o primeiro passo para uma gestão eficiente. Isso envolve identificar as necessidades específicas do espaço e dos colaboradores, definindo quais áreas precisam de mais atenção e como os recursos podem ser melhor distribuídos.

Implementação de tecnologias

A tecnologia é uma aliada da gestão de facilities. Sistemas de monitoramento, plataformas de automação e soluções de reserva de espaços ajudam a melhorar a eficiência e a comunicação entre os colaboradores, otimizando o uso de recursos e espaços.

Monitoramento contínuo

O monitoramento regular é essencial para identificar problemas e resolver questões rapidamente. Esse acompanhamento permite ao gestor de facilities adaptar o ambiente conforme necessário, mantendo o espaço em perfeito funcionamento e pronto para atender às demandas dos colaboradores.

5 dicas para quem está começando a trabalhar com gestão de facilities

Para aqueles que estão iniciando na área de gestão de facilities, algumas dicas podem ajudar a obter um desempenho melhor.

Confira abaixo sugestões valiosas para começar com o pé direito.

1- Conheça bem as instalações

É fundamental conhecer a estrutura e as necessidades de cada área da empresa. Esse conhecimento permite ao gestor de facilities tomar decisões mais informadas e antecipar problemas que possam afetar o ambiente de trabalho.

2- Mantenha uma boa comunicação

A comunicação com colaboradores e fornecedores é essencial para uma gestão eficaz. Informar sobre mudanças e manter um canal aberto para feedbacks ajuda a identificar necessidades e realizar melhorias.

3- Invista em treinamento

Capacitar a equipe para lidar com os desafios da gestão de facilities é essencial. Treinamentos garantem que todos estejam preparados para agir de forma rápida e eficiente em situações de emergência e manutenção.

4- Estabeleça metas e indicadores

Defina metas claras para medir o sucesso da gestão de facilities, como indicadores de eficiência e redução de custos. Esses dados são importantes para avaliar o desempenho e identificar áreas de melhoria.

5- Fique atualizado com as tendências

Acompanhar as tendências do setor ajuda a identificar novas práticas e tecnologias que podem melhorar a gestão de facilities. Participar de eventos, cursos e palestras é uma excelente forma de manter-se atualizado.

Como a Deskbee pode ajudar na gestão de facilities da sua empresa?

A Deskbee oferece uma plataforma completa para gestão de facilities, com funcionalidades que auxiliam no monitoramento e na organização dos recursos da empresa.

Veja como cada módulo pode ajudar na gestão eficiente dos espaços:

Módulo de Chamados

O módulo de chamados da Deskbee permite que os colaboradores abram solicitações rapidamente para problemas como manutenção e assistência técnica.

Em tempo real, o gestor tem acesso aos chamados abertos e pode coordenar seu status a partir de uma visualização Kanban.

Esse recurso facilita o acompanhamento dos pedidos, garantindo que sejam solucionados de maneira eficiente e organizada, possibilitando a percepção de padrões repetitivos. Além disso, simplifica a gestão e a deixa mais rápida.

Módulo de Reserva de Itens

Com o módulo de reserva de itens, a Deskbee facilita o agendamento de recursos específicos, como equipamentos, livros e outros objetos, como guarda-chuvas e até um carro da frota. Adeque de acordo com a necessidade do seu escritório!

Evite conflitos e permita que os colaboradores tenham acesso aos itens necessários para suas atividades com apenas alguns cliques.

Reserva de Espaços

A Deskbee oferece um sistema de reserva de espaços intuitivo, que permite gerenciar o uso de estações de trabalho e áreas de convivência, como salas de reunião, auditórios e outros… Aqui a imaginação – e a necessidade são o limite!

Com essa funcionalidade, é possível otimizar o uso dos espaços e garantir que todos tenham acesso a um ambiente adequado para o trabalho.

Deskbee Mobile ID

A solução Deskbee Mobile ID é fruto de uma parceria com a gigante HID e garante o acesso seguro ao escritório. Substitua crachás físicos por uma credencial digital integrada ao celular dos colaboradores e monitore a ocupação do seu espaço de trabalho.

Com essa funcionalidade, o check-in é automático, mediante presença, o que possibilita a detecção de intrusos, além de garantir eficiência em situações de evacuação, por exemplo.

Por fim, é possível gerenciar todo o processo a partir de um dashboard completo e bastante ilustrativo, que é atualizado em tempo real.

Relatórios completos de ocupação e utilização

A Deskbee oferece relatórios detalhados de ocupação e utilização dos espaços, permitindo que gestores acompanhem o uso de cada área em tempo real. Esses dados são valiosos para identificar padrões, otimizar o uso dos espaços e tomar decisões informadas.

Conclusão

A gestão de facilities é muito mais do que a manutenção e organização de espaços físicos. Ela representa uma abordagem estratégica que une conforto, segurança e eficiência, elementos essenciais para o sucesso de uma organização.

Ao adotar uma gestão de facilities robusta, as empresas não apenas otimizam seus custos, mas também promovem um ambiente de trabalho que atrai e retém talentos, aumenta a produtividade e fortalece a cultura organizacional.

Neste artigo, abordamos o que é a gestão de facilities, seu impacto no dia a dia das empresas e as vantagens que ela pode trazer para organizações de todos os tamanhos. A integração com soluções tecnológicas facilita o trabalho do Facility Manager, tornando possível monitorar e administrar o ambiente com agilidade, segurança e precisão.

Investir em uma gestão de facilities eficiente é um diferencial competitivo no mercado atual, em que cada vez mais empresas reconhecem a importância de um ambiente de trabalho estruturado e alinhado às necessidades dos colaboradores. 

Para organizações que desejam melhorar sua gestão de facilities, o uso de ferramentas que proporcionem visibilidade e controle, como a Deskbee, pode ser determinante para atingir melhores resultados. Entre em contato com nossos especialistas para saber mais sobre como podemos apoiar sua empresa nessa jornada de transformação e otimização.